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构建钢铁企业固定资产投资项目管理信息化系统

2019-04-13 来源:《项目管理技术》作者:酒泉钢铁(集团)有限责任公司 张金海
      摘要:围绕固定资产投资项目体系化管理的思路,分别从企业决策、管理、执行的不同管理层面,构建一套涵盖固定资产投资项目的计划(包括进度、投资、采购)、合同、质量、安全等纵向过程管理,以及供应商、项目评价和文档等横向阶段管理的企业级固定资产投资项目管理信息化系统。
      关键词:固定资产投资项目;项目管理信息化;PMS
      0、引言
      在我国全面推进经济结构战略性调整的进程中,为提升企业的市场竞争力,钢铁企业在项目建设过程中越来越重视项目管理知识体系的构建及信息化技术的应用和实践。近年来,国内钢铁企业多数为资产密集型企业,发展势头良好,每年用于产业发展、产品结构调整、技术改造、节能环保类固定资产投资项目超过百亿元。典型的国有大型钢铁企业均已形成了基于集团本部、分公司、子公司及各办事机构的跨组织、跨 地 区、跨行业的多层管控架构的大型企业集团。这种组织架构也对钢铁企业的项目管理和控制提出了更高的要求。
      钢铁企 业 在 项 目 种 类、组 织 机 构、投 资 额度、工艺技术、利益相关者、建设工期等方面特点不同,因此,有效地进行项目管理是当前钢铁企业项目建设面临的关键问题。钢铁企业在固定资产投资项目管理方面存在以下问题:
      (1)各项目分布范围较广,种类繁多。项目不同决定了项目管理方法与模式大相径庭。
      (2)项目 建 设 地 点 分 散,资源优化配置困难,缺乏有效的监督、管控手段。
      (3)项目知识管理水平较低,难以有效实现知识积累及信息共享,知识流失现象较为突出。
      (4)项目投资、进度、质量、安全控制精细化管理不足,全面动态把控项目进展的能力有待提高。
      (5)为企业级决策提供参考的辅助数据量化及收集存在一定难度,统计的准确性及全面性难以保证。
      (6)项目部多为兼职人员,人员素质参差不齐,对其管理的手段单一。
      为解决在项目管理方面存在的上述问题,钢铁企业采取重要的措施之一就是构建钢铁企业固定资产投资项目管理信息化系统(ProjectManagementSystem,PMS) ,利 用 先 进 的PMS手段实现项目有效管控,提高项目管理水平。
      1、项目管理信息化系统建设的总体目标
      通过系统的调研与方案比选,PMS要实现以下功能:①对固定资产投资项目生命周期全过程管理;②对项目的投资、进度、质量、HSE、采购、合同、沟通、文档等各方面进行统一、规范的管理与控制;③加强与项目实施过程中的项目利益相关者的沟通协调;④有效服务于企业的项目管理体系和业务流程优化,为企业决策层提供辅助决 策 支 持,并形成可供借鉴的经验和知识库。为此,钢铁企业要构建PMS的总体目标。
      (1)提供一个可从企业决策层、项目主管部门、项目管理单位三个层面对固定资产投资项目实现决策层全方位,项目主管部门全覆盖,项目管理单位全过程管理的系统。
      (2)实现对项目的组合、范围、进度、投资、质量、HSE、合同、人力资源、沟通、风险、文档等统一、规范的管理与控制。
      (3)通过与企业现 有 系 统(如:SAP系 统、OA系统、电子交易平台等业务系统)的 集 成,实现项目信息录入唯一,共享使用。
      (4)实现项目管理过程的体系业务化、业务流程化、流程信息化和信息可追溯,提供辅助决策支持,形成可利用的项目管理经验和知识库。
      2、项目管理信息化系统的总体方案设计
      2.1构建以集团化管理为目标的全过程项目管理模型      PMS分别从企业决策层、管理层、实施层三个层面,实现决策层全方位、项目主管部门全覆盖,项目管理单位全过程管理的集团化项目管理模型(图1)。
图1PMS总体框架
      PMS始终以集团化管理为目标,为 决 策 层、管理层、实施层三个层面搭建项目管理平台。
      (1)为企业决策层搭建决策数据信息支持平台,分别 在“在 建 项 目 分 析”、“年 度 投 资 分析”、“合同执行分析”、“文档高级检索”等智能分析模 块,对年度项目的项目分类、投 资 进展、合同执行和资金使用情况等数据进行统计并通过图表形式直观展示,为项目整体建设规划、投资筹备需求预测等提供决策数据信息支持。
      (2)为项目主管部门搭建集信息发布、用户管理、流程配置、数据汇总、工程建设服务类供应商管理、项目资料查询、流程监控等功能于一体的企业级监控管理平台。
      (3)为项目管理单位搭建项目级管理平台,建立了以项目为单位的涵盖从项目启动、计 划、执行、监控、收尾的五个阶段全过程的和项目范围、进 度、投 资、质 量、HSE、合 同、人 力 资源、沟通、风险九大领域的全方位、标准化、规范化的项目级管理平台。
      (4)实现了高层决策、中层监控、基层执行的项目团队高效管理和协作的理念。
      2.2建立满足钢铁企业项目管理体系的集中项目管理信息系统
      钢铁企业项目管理体系可根据集团的组织机构和管理分类,并结合项目投资额度以及企业的投资建设实际情况来具体确定,大致可分为项目直管、监管和备案三大管理模式。三大管理模式都要按照集团公司的项目管理体系建立各自的项目管理体系 文 件 并 严 格 在PMS系统中开展计划下达、合同签订、执行反馈、结算提 报、支付提报等所有业务工作。区别在于直管模式的项目所有业务审批流程均经过主管部门审批;监管模式的项目由主管部门对其项目管理体系以及项目管理过程中的关键点(如:项目责任书、项目执行策划书、项 目 交 工、项 目 竣 工)在PMS中 进 行审核;备案项目由主管部门对其项目管理体系的建立以及体系的执行情况在PMS中 进 行 监 察。监管和备案模式的项目其他业务按照“管 理 授权”的思路由分子公司项目各级组织分别在PMS中进行业务审批和操作,主管部门对执行情况符合性进行抽查。
      项目 管 理 体 系 在PMS中 的 以 上 应 用 须 满 足项目管理的体系业务化、业务流程化、流程信息化、信息数据化、数据图表化以及图标可比化的闭环管理要求。
      2.3集成钢铁企业现有业务系统实现项目信息的数据共享和汇总展示
      PMS须通过与OA系统集成构建项目业务审批统一待办界面;通过与SAP系统项目合同及结算信息集成实现了项目数据共享;通过与电子交易系统集成,实现了招投标业务审批的电子化以及招标进展情况的实时监控。
      2.4建 立 基 于P6(OraclePrimavera6)软 件的
      PMS通过与P6软件的集成将P6中的计划对应到PMS项目级计划模块中,用户既可以通过P6软 件 编 制、调整和反馈计划,又 可 以 通 过PMS直接反馈计划完成情况,灵活实现了P6软件与PMS之间数据的无缝集成。
      PMS须统一规范P6软件中 基 础 编 码、计 划编制、计划更新、计划反馈和系统权限配置等应用操作的规则,使P6软件的规范化应用更加有效地服务于项目管理目标。
      PMS的多级计划管理体系涵盖了项目进度、投资成本和采购等计划管理的内容,具 体 阐 述如下:
      (1)进度管理。进度管理包含了施工进度、设计提资和设计出图、关键设备制作安装三大进度计划管理过程。三大进度计划管理统一通过计划的编制、审批,计划完成情况反馈、计划变更控制,以及过程、结果资料的上传等步骤实现进度管理的目标要求。
      (2)投资成本管理。投资成本管理包含投资策划和项目资金计划两个管理内容。其中投资策划根据企业级项目管理的特点按照三~五级投资计划管理进行项目投资逐级分解和管理;项目资金计划是按照项目进度计划按月分解的需用月度资金计划,项目启动时合理分解项目投资、准确预估需用资金可以直接为准确把握项目投资和进度,并为财务筹措资金提供参考,降低成本。
      (3)采购管理。项目采购管理包含了月招标计划审 批、招 标 申 请、招 投 标 组 织、招 标 监 控、超标审批、评标报告审批和中标维护八项内容。其中招标申请和招投标组织是由项目管理单位提报电子交易系统组织运行,PMS集成了电子交易平台招投标运作信息,并统一在招标监控中实现实时运行监控,其他业务审批及维护工作统一通过PMS标准化流程进行相应的审批和维护。
      通过计划控制将各项业务工作紧密围绕项目计划展开,各项管理业务和流程与计划结合形成动态管理系统,并做到精密计划、严密跟踪和有效控制。
      2.5建立以合同为控制核心的费用管控信息系统
      在PMS中,项目建设过程中产生的合同按照企业管理分类一般有两大类型:一种是SAP系统上线单 位 在SAP系统中审批生成的项目合同(以下称简称SAP合同) ;另一种是SAP系 统 未上线单位 在PMS系统审批生成的合同(以 下 简称PMS合同)。PMS将SAP合 同 集 成 至PMS对应项目的合同台账中,实现了项目合同的统一管理。项目合同统一在PMS中完成月度中间结算、支付计划的提报,以及实际付款信息的维护,实现了财务信息的统一录入,为企业级数据汇总提供支持。
      根据投资成本控制的经典思想,以合同为中心对合同的拟订、执行、变更、支付、结算建立完整严密的记录、文档、警示以及追溯体系。
      2.6建立以质量安全为重点的现场管理信息系统
      质量安全管理充分将建设各方(建设方、勘察方、设计方、施工方)的质量安全管理纳入体系,注重质量安全目标的实现,确立质量安全的要求和标准,以质量安全管理策划为核心,实现项目质量安全全过程管理。将建设各方PDCA循环动态管控的系统审核和质量安全奖惩纳入到供方管理评价系统中来,更加有效地发挥质量安全管理在项目建设过程中对供方的激励作用,服务于项目建设目标。
      2.7建立以承包商评价为中心的供方过程评价管理系统
      承包商 管 理 在PMS中特指项目服务类供方管理,承包商评价是依据钢铁企业项目建设类供方评价体系,按照供方在钢铁企业项目建设市场上的信誉、管理能力、合作意愿、工程业绩、服务质量等方面的综合表现,为规范和激励项目建设类合格供方而建立的一整套、全过程的供方管理与评价体系。承包商评价分为过程评价和定期评价,按照统一的打分规则和计算标准,为企业级承包商整体评价提供数据支持,并将已完成的年度评价结果反馈至项目中,为评价人提供参考,形成数据闭环。建立项目入场车辆、供应商项目人员黑名单等管理业务,为供应商评价管理提供信息支持。
      2.8建立完整的项目评价管理体系
      钢铁企业需为项目评价管理建立一套针对项目建设过程、竣工和投运后的客观评价体系,该体系充分发掘项目建设经验,总结存在的问题和不足,持续改进项目建设工作,不断提高项目管理水平。
      2.9建立以文档管理为中心的项目资料规范化集中管理系统
      项目文 档 管 理 为 项 目 提 供PMS通 用 文 档 模板,在项目生成之初将项目文档模板载入后,项目统一文档按照目录对应到PMS相 应 组 件 下,从而规范文档管理。在项目建设过程中产生的所有审批文档、上传文档,都统一收集到文档目录中。针对有特殊文档需求的项目,文档管理还提供文档目录新增及上传路径设置功能,满足项目文档管理的普遍性和特殊性要求。项 目 竣 工 后,项目文档管理还提供了文档打包移交功能,使电子化资料移交更为简便。
      3、固定资产投资项目管理系统实施效果
      PMS在 酒 泉 钢 铁(集 团)有 限 责 任 公 司(以下 简 称“酒 钢”)建 成 投 运 后,为 推 进PMS在酒钢项目建设的广泛应用,PMS项目实施组举行了4期项目管理 部 门、1期 项 目 经 理、1期 各职能部门 的PMS操 作 培 训,取得了良好的培训效果。目前所有在建项目已全面在PMS中 上 线运行,项目管理平台和工作界面满足了酒钢各项目管理层面需求,为决策层提供了有效决策支持数据报表,为管理层提供了专业化的管理工具,为执行层提供了简便的操作窗口,兼顾到项目各利益相关者(建设方、验收方、供方、接受方) ,涵盖了项目管理12个 业 务 领 域,并 适 应 酒 钢 项目管理体系。酒钢PMS应用效果具体分析如下:
      (1)规范项目相关审批流程,实现无纸化办公,提高了工作效率,提高了计划兑现率。酒钢PMS的计划审批和反馈的高效运作使项目招标兑现率、投资受控率、进度受控率得到了极大的提高。据统计,项目招标兑现率提高15%以上,投资受控率提高4%以上,标段投资降幅平均达到5%以上,进度受控率提高5%。
      (2)有效实现了项目管理绩效评价。酒 钢PMS通过运用数理统计、运筹学原理和项目管理指标体系,对照统一的项目管理体系标准,按照规范的项目管理评价程序,通过定量和定性对比分析,对项目在建设过程中的“四 大 目 标(投资、进度、质量、安全)”的动态绩效表现和供应商绩效完成情况做出客观、公正和准确的综合评判。实现了对各项目计划、跟踪、控制、绩效评价和反馈,以保证项目符合预期目标,同时利用管理信息化提高工作效率,降低人力及时间成本。目前,在系统中部署的项目季度评价、项目建设阶段评价和项目后评价以及承包商过程评价得到了良好的应用,对项目建设各方起到了激励作用。
      (3)实现了计划跟踪及数据统计的实时化。基于P6的多级计划体系,分别 对 项 目 进 度、资金、质量、安全进行分项细致的计划分解,并同步在PMS对应模块中发布。项目建设执行层(项目部)可以根据计划完成情况进行及时反馈,系统同步将反馈信息展现在各管理层的操作界面中,实现计划分解、跟踪、反馈的实时化,同时在操作过程中产生的数据也实现了数据统计的实时显示。
      (4)不同业务系统下的项目合同统一集成于PMS中,合同执行情况清晰透明化。合同管理模块中对项目所涉及的各类合同进行了分类管理,并对所有合同的执行情况进行了跟踪管理,实时反映项目中已签合同及合同结算、付款及预算执行情况。
      (5)实现了项目知识库的有效积累。项目建设过程中在PMS中产生的过程数据和文档完成了项目知识的积累,形成有效的知识库,可为新建同类型项目提供项目投资、工期、供应商等有效的知识数据支持。
      (6)报表分析为决策层提供数据信息决策辅助支持。通过 将PMS内项目关键数据进行统计和分析,形成了同项目管理和业务相关的综合性报表,可为决策层提供直观明了的数据信息,包括在建项目分析、年度投资分析、合同执行分析和文档高级检索等信息,为提高决策层决策水平提供了有效的支撑平台。
      4、固定资产投资项目管理信息化系统应用实践
      PMS的应用是实现企业项目管理重要工具和手段,也是企业管理的一面镜子,PMS建设项目成功与否需要关注以下几点:
      (1)必须符合企业战略目标,并具有一定的前瞻性。
      (2)必须与企业项目管理体系保持一致,并具有一定的可扩展性,随着企业不断完善项目管理体系可以相应地做出调整。
      (3)必须经过企业管理信息化部门的论证,以适应企业整体信息规划的需求,并为企业信息门户的建设提供信息和策略支持,从而与企业信息化的发展相匹配,减少企业信息门户集成过程中的软件开发量。
      (4)项目组在项目前期必须注重用户的需求调研,需求要清晰可见,让不同职责的用户参与到PMS建设 过 程 中 来,并预留一定预备金应对建设过程中需求变更或功能增加,PMS的建设要严格过程控制,费用控制。
      (5)一定要按照进度计划严格推进,并预留较长的功能考核期,对系统稳定性、适应性、美观性、功能是否全面达成建设目标,进行充分的反馈,并及时整改,达到项目建设目标,降低项目建设风险。
      (6)在应用过程中一定要对用户或者相关人员定 期 培 训,适应信息化操作对人员素质的要求。
      5、结语
      PMS在项目管理过程中发挥了重要作用,切实提高了项目管理团队的工作效率,有效积累了项目管理知识和经验,逐步培养了一批适应集团战略发展的项目管理人才队伍。酒 钢PMS在 应用实践中充分展示了其实用性、先进性、开放性和安全性的特点,成为企业成功运作项目管理的重要信息化工具。
      参考文献
      [1]陈远,寇继虹.项 目 管 理[M].武 汉:武 汉 大 学 出 版社,2003.
      [2]梁世连.工程项目管理[M].北京:清华大学出版社,2011.(本文于2013年发表于《项目管理技术》)

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