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科研院所科研项目管理信息系统的建设与实施

2019-12-21 来源:《科技创新与应用》作者:公安部第一研究所科研处 王文强
摘要:科研管理是对整个科研或科技活动的组织、协调和管理的总称,涉及到科研管理活动中的方方面面,是一项非常复杂的系统性工程。文章围绕科研院所的科研项目管理信息系统的建设与实施,在详细分析国内外发展现状的基础上,根据研究院所科研管理工作特点,结合项目管理的理论,以软件工程思想为主线,论述了开发科研项目管理信息系统的重要作用。同时,结合具体科研管理系统案例,提出保证科研项目管理信息系统稳定、有效运行的建议。
关键词:项目管理;项目管理系统;信息化
科研项目是提升科研院所科研能力、提供公益性社会服务和产品的重要基础,高效的科研项目管理则是科研项目质量的有力保证。科研管理是对整个科研或科技活动的组织、协调和管理的总称,涉及到科研管理活动中的方方面面,是一项非常复杂的系统性工程。随着研究机构业务方向的不断拓展、承担项目的数量、能力和水平的不断提升,加强对科研项目的组织统筹和协同管理,是提升项目过程和成果质量的必要条件,将信息化技术应用于科研管理已刻不容缓、势在必行。文章将以作者所在单位的科研管理信息系统(Project Management Information System,以下简称PMIS)建设经验为切入点,从科研项目管理信息系统的总体目标、实施必要性,以及开发和实施中遇到的问题等方面,对如何加强和推进项目管理系统建设提出可供其他同类院所参考的建议。
1系统建设的目标和内容
1.1建设总目标
PMIS建设的总目标是将信息化手段和工具应用于科研项目的管理过程,实现数据的自动化采集和整合管理,从而提升科研管理部门的工作效率和管理水平,同时建立科研项目基础数据库,完善科研人员和技术专家资源,为全面实现科研项目文件无纸化、科研文件签批网络化奠定基础。同时以此为契机,着手开展电子数据资源的分析与汇总,对科研项目进行横向(按照部门)、纵向(按照年度)对比,为完善科研项目管理措施和制度提供“实验基地”,为研究所领导进行管理决策提供依据和参考。
1.2系统建设的主要内容
作者所在单位是公安部直属的综合性大型研究所,从事公共安全行业相关的产品研发、生产、销售及服务,多年来始终坚持服务公安业务、服务公安一线、服务社会公共安全的宗旨,坚持走为公安业务部门和社会公共安全领域提供产品、系统解决方案,工程实施和技术支撑服务之路。科研项目是科研院所能够持续发展的核心业务,而高质量的科研项目管理是研究所能够保持生命力的有力保障。
立足研究所的科研工作、科研管理部门的职能,PMIS应覆盖所有科研项目的各个环节,包括项目的计划、人员、预算、质量、技术成果等,并能够初步实现项目的全过程监控与管理。
1.3系统需要关注的主要问题
(1)满足灵活多变的检索方式。项目信息是项目过程管理的灵魂,如果该系统不能灵活地进行查询与检索,就无法为项目的管理决策提供依据。本系统建成后应可按照不同类别进行纵向、横向的查询、检索以及信息汇总。(2)简单易用的操作方式,突出人性化要求。系统应着重于项目管理的实际业务,操作贴近实际,简单易用,无需繁复的培训和记忆。(3)方便快捷的导入导出功能。研究所科研管理部门在日常工作中需要编制大量的,包括项目信息统计报表在内的文档。因此,系统的各个模块均应具备导入导出的功能,以便于为项目管理的决策提供及时有效的依据,为后续的数据积累提供真实有效的素材。(4)系统需要具有较高的安全等级。研究所是公安部直属的研究所,其中承担的一部分项目涉及国家秘密,因而该系统必须具有较高的安全等级。(5)兼容研究所已建成业务系统的文件格式。目前,研究所内部已独立运行的系统有所级OA系统、财务管理系统、人事管理系统等,为保证数据的有效流动和不同部
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