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项目管理信息系统在中医药领域的应用

2018-12-14 来源:《中国卫生信息管理杂志)》 作者:湖北中医药大学信息工程学院 武张玉 沈绍武 点击:
      摘 要:本文介绍了中医药项目管理的现状,通过对中医药项目预算资金现行上报方式的分析,阐述了在中 医药领域构建项目管理信息系统的必要性,分析了中医药项目管理信息系统需解决的主要问题:支持项目执 行过程控制;实现中医药项目全过程管理;合理判断项目执行状况。因此提出中医药项目管理信息系统整体 结构设计和主要功能模块设计方案。
      关键词:中医药 项目管理 信息系统
      近年来,中医药事业发展迅速,国家及地方出台了一系列扶持促进中医药事业发展的政策措施。2013年,各地将基层中医药服务能力提升工程列为政府工作目标,中央财政专项资金投入也不断加大。如何降低中医药项目成本、发现实施过程中存在的问题并解决、早日达到预期目标并进行中医药项目控制成为当前热点和关键点 [1]。目前,在国家中医药管理局建立中医药项目经费预算执行监控通报平台(以下简 称“国家级平台”)的基础上 [2],全国 15 个省(区、市)相继建立本省中医药项目预算执行动态监控平台(以下简称“省级平台” ),国家级平台和省级平台相结合完成了预算执行监控平台的建设,逐步形成了中医药项目国家级-省级-基层单位预算执行逐级监管机制,为中医药项目科学管理打下了良好的基础,同时为建立中医药项目管理信息系统创造了条件。本文基于预算执行监控平台对中医药项目管理现状进行分析,提出目前中医药领域的项目管理信息系统需解决的问题,通过对中医药领域项目管理信息系统体系架构的设计及分析,以期引导后期项目管理信息系统在中医药领域的建设和实施,达到实现中医药项目全程动态管理的目的。
      1 中医药项目管理现状
      1.1 项目资金执行初步客观数 据监管
      2011年,国家中医药管理局规划财务司会同局办公室、信息管理部门、保密办共同建立了国家级平台,随着相继建立省级平台,实现了国家级 - 省级 - 基层单位三级监管机制,目前已达到对基层单位项 目预算资金执行进度的有效监管 [3],但对项目执行的过程资料尚缺少有效的管理机制。国家级平台和省级平台的部署实施,实现了各级数据的网络化传输,预算监控系统中产生的大量用于数据支撑的重要信息资源,包括项目申报书、任务书、研究报告、结题验收报告、成果登记、推广应用等文档资料均未纳入 监管范围 [4]。
      1.2 项目管理方式存在地域 差异
      中医药项目,这里主要是指国家中医药管理局下达的公共卫生专项,由于项目负责单位中医药信息化发展水平的差异,其管理方式也存在区别。中西部地区信息化水平相较于东部来说,平均水平偏低,在项目管理的过程中,所采用的管理方式也比较传统,中西部地区在统计各基层单位项目执行进度过程中多采用电话询问方式,项目文档均采用纸质版方式存档,与东部发达地区采用计算机管理方式相比,管理方式上有很大差距。
      1.3 项目执行进度核算不一致
      根据中医药项目的特点,不同项目的实施方案也不同,项目实施周期以及具体执行时间有较大差异。一般项目的实施周期为1年,但有些特殊项目的实施周期长达3年,还有些项目的实施周期虽然为 1 年,但对其具体实施内容执行时间有明确规定,如某项目要求当年年底执行完成,但其招标、采购必须于当年10月底之前完成,11月底前完成设备的安装、调试和试验,并投入正常运行、使用。在进行项目进度统计时应根据具体项目来进行区分,但在现行中医药管理模式中,简单通过当月的执行情况来判断项目进度,所有项目均采用统一的周期进行计算。
      2 项目管理信息系统拟解决 问题
      目前,中医药行业尚无相关项目管理信息系统可供使用,但有一些类似的系统,主要用于某一专 业领域,如科研项目管理系统 [5,6]、 软件项目管理系统 [7]、高速公路工程管理信息系统等。经过分析发现,这些项目管理系统注重项目过程的管理,主要用于项目建设计划管 理、项目建设过程动态查询 [8],对于项目执行率的统计未做分析。而现行的国家级平台和省级平台系统中,未考虑到各项目实施周期的差异,均以 1 年周期作为标准,不符合项目过程管理的实际情况。因此,设计能够应用于中医药领域的项目管理信息系统,应解决以下问题:
      2.1 客观项目执行过程控制
      目前各基层单位上报的预算资金执行数据在系统中尚无相关的支撑材料,管理部门在审核数据的过程中无法核实数据的真实性和准确性,通过建立中医药项目管理信息系统,使主管部门在审核上报数据时可参照执行支撑文件进行审核判断,从源头上解决数据错报、乱报等问题。项目成本的发生都会以项目的资金支出为最终表现,因此在项目执行的过程中以合同和预算为依据,将项目资金审批与项目合同、项目预算相结合,做到项目的过程控制。
      2.2 支持项目全过程监管
      目前中医药项目监管是以基层中医医院项目资金执行上报为监控起点,前期项目的下达以及实施方案的下发均是通过纸质版邮寄方式实现,由于邮寄所花费的时间长,往往项目真正下达到具体基层单位已经错过首次上报时间,从项目起始就影响了其执行进度。通过中医药项目管理信息系统,实现项目资金及相关实施要求文件的在线下发,缩短项目下达的周期,避免因项目下达周期长而造成项目执行缓慢的影响。
      2.3 合理判断项目具体执行 状况
      根据各中医药项目具体实施周期的不同,其执行率的判定就不能采用统一的标准。现行的执行率统计无法根据各项目具体情况的不同,而分析其项目具体执行情况,将实施周期为 3 年的项目等同于实施周期为 1 年的项目来看待,无法合理判断项目的执行情况。通过中医药项目管理信息系统的建设,采用不同项目周期不同计算指标的方式,为每一个项目建立不同的执行率计算公式。
      3 项目管理信息系统设计 分析
      3.1 总体结构分析
      根据中医药领域现行管理模式,项目管理信息系统采用三级管理模式,包括国家级、省级、基层单位。达到国家级 - 省级 - 基层单位三级监管(如图 1 所示)。
图1 中医药项目管理信息系统三级管理模式图
      3.2 主要功能模块分析
      中医药项目预算执行过程有其自身的特点与管理标准,目前尚无一套完全针对中医药项目预算资金进行全面管理的信息系统,本系统以中医药项目预算资金下达为龙头,结合中医药行政主管部门下达的项目实施方案,以项目整体管理为目标,实现对项目执行状态动态、实时的监控。通过分级分类授权为各级管理人员和决策人员提供所需管理和决策信息的动态查询分析。
      该项目管理信息系统要求能够做到对项目执行情况的合理判断,进行绩效评估。提供项目执行率分析模块,在原有项目执行率简单统计的基础上,给予不同项目不同的计算指标,提供项目执行率量化、预期执行进度分析、当前进度与预期进度对比、统计公式编辑、结果导出打印等功能,根据项目执行情况,自动算出各项绩效指标得分情况,为各项目执行单位以及管理部门进行绩效考评提供指导依据。
      在该项目管理信息系统中,涉及到数据信息、文档信息、图片资料等多数据格式文档的处理,根据中医药领域项目管理业务需求,可设计如项目下达管理、项目执行监管、上报数据查询分析、绩效评估、系统服务等模块。
      3.3 系统特点
      3.3.1 采用数学模型
      在项目下达阶段,我们提供基本计算模型和加权计算模型来进行项目序时进度的计算。如果采用基本计算模型,则我们会根据项目周期来进行一个要求序时进度的计算。如项目 A 周期为 1 年,项目 B 周期为3年,则项目A的序时进度采用12 个月的计算方式,第一个月执行率应达到8.33%;项目 B 的序时进度采用 36 个月的计算方式,第一个月的执行率应达到2.78%。在进行项目执行进度比较的时候,我们比较的是各项目执行率与设定的序时进度之间的差距,而不是简单的执行率数据的对比。在进行序时进度计算时,如果项目有特殊要求,如项目A在一般情况下,6月的当月执行金额比较多,7月基本不会执行,则在比较的过程中,我们可以采用加权计算的方式,分别赋予每个月一个固定的权值,再来计算当月的序时进度,从而使项目执行过程的安排与结果评估更为科学。
      3.3.2 多因素分析比较
      在进行不同省份执行进度对比时,除了单靠本省份总的执行率进行分析外,还给出本省各分项目的执行情况,各分项目执行数据这一板块可自动链接到相关文档支撑材料上,以便执行数据实际情况的分析,另外还提供与往年执行数据的对比图,通过各项对比,以图形化,表格等形式展现该省该项目的执行相关信息,从而给有关领导部门提供自动化的科学的比较分析,辅助领导进行科学决策。
      3.3.3 客观项目绩效评估
      中医药项目绩效考评采用自评和专家评审相结合的模式,自评可通过中医药项目管理信息系统来实现。根据中医药项目绩效考评要求,考评要素包括项目决策、项目管理、项目效益 3 部分。而项目管理包括资金分配、资金到位情况、资金使用情况、财务监管情况和项 目实施情况等方面 [9],这些考核指标均可通过系统中绩效评估模块实现,通过设计绩效考核自评表,实现项目执行单位自评,专家评审根据自评情况以及现场调查等方式来进行项目绩效评审打分。
      4 总结
      通过项目管理信息系统在中医药领域的应用,将上级部门对中医药项目的监管由简单预算执行的监管扩展到对整个项目执行过程的管理,对项目的全过程管理机制,为中医药项目预算执行数据提供科学的依据。通过中医药项目管理信息系统的建设,不仅能够提高中医药项目资金使用效益,对提高中医药项目管理科学化、规范化水平,促进中医药事业的发展具有重要 意义 [10]。
      参考文献 
      [1] 程兆盛 . 关于当前中医药工作的若干思考和建议 [J]. 中医药管理杂志 ,  2010, 18(1): 4-7.
      [2] 刘晶 . 中医药项目经费预算执行监控通报平台的分析与设计 [D]. 湖北中医药大学 , 2012.
      [3] 田双桂, 沈绍武. 中医药项目预算管理信息化需求探讨 [J]. 中医药管理杂志 , 2013, 21(8): 802-803.
      [4] 田双桂, 沈绍武, 张玉, 等 . 中医药项目预算执行监控通报平台优化措施 [J]. 医学信息学杂志 , 2013, 34(12): 23-25.
      [5] 顾群 . 科研单位项目管理信息系统的设计与实现 [D]. 电子科技大学 , 2013.
      [6] 叶其馨 , 黎壮伟 , 张广丽 , 等 . 加强中医药科研项目管理的探讨 [J]. 科研管理 , 2009, 6(16): 171-172.
      [7] 陈岩 , 李彬 . 基层医疗卫生机构管理信息系统框架设计与思考 [J]. 中国卫生信息管理 , 2014, 11(4): 410-413.
      [8] 冯昌琪 , 甘华平 , 陈文 , 等 . 四川省基层医疗卫生机构管理信息系统建设项目实施经验 [J]. 中国卫生信息管理 , 2013, 10(2): 140-145.
      [9] 田双桂 , 沈绍武 , 张玉 , 等 . 中国医药项目预算执行绩效指标体系探讨 [J]. 中医药导报 , 2014, 20(3): 30-32.
      [10] 饶克勤 . 我国医药卫生体制改革进展、难点与挑战 [J]. 中华医院管理杂志 , 2012, 28(1): 2-4.(本文于2014年发表于《中国卫生信息管理杂志)》)
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