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MS Project项目管理软件的研究及在抽油机研究所的应用

2018-12-13 来源:《机械工程师》作者:大庆油田装备制造集团 卢晨宇 大庆油田工程建设有限公司 张文婷 点击:
      摘要:MSProject是美国Microsoft公司推出的一款功能强大且可以灵活运用的项目管理工具,已被广泛应用于信息技术、建筑业、铁路、公路、航空航天、水利及科学研究等各个领域中。文中以抽油机研究所《新型特种型钢开发及在抽油机产品应用研究项目》为蓝本,利用MSProject进行了项目管理。
      关键词:MSProject项目管理;CPM;甘特图;进度管理
      0引言
      近年来,抽油机公司研究所有众多项目。其中,2010年有10个项目完成;2011年有12个项目完成;2012年有13个项目完成;2013年有10个项目完成。许多大型项目急需进行分级划分和现代化管理,且各主项目间及各子项目间的衔接关系错综复杂。从项目计划的制定、项目实施到项目终审,在传统的管理方法上耗费了大量时间与精力,有不少项目因为进度管理上的不科学导致项目延期,所以项目管理的效率亟待提高。国际上MSProject是公认的最有效的项目管理工具。借助MSProject项目管理系统可提高工作效率,合理制定项目计划,实时跟踪项目进度,安排项目时间表,有效控制项目成本,降低项目风险,更好地实施项目计划所确定的进度管理目标[1]。但由于研究所的设备限制,现有的电脑无法支持最新版本软件的运行,所以笔者采用    MSProject2003对本研究所2014年新开的项目进行了模拟项目管理。
      1创建Project项目文件
      1.1创建新项目文件
      通常,建立Project项目文件有3个方式:从空白文档创建、使用本地模板创建、使用向导创建。本文采用了从空白文档创建,以便日后作为模板使用,可以更方便更高效地对其它项目创建项目文件。步骤如下:启动MicrosoftProject2003,当前页面即为空白文档,不难发现,该软件的界面与Excel相似。
      1.2更改项目工作时间
      MSProject的默认的项目工作时间可能与实际情况不符,在键入任务之前事先对工作时间做好安排,比如把各个节假日改成非工作日,结合本单位的实际上下班的时间更改工作时间等等。
      通过软件左侧的项目向导,5个步骤即可实现对项目工作时间的整体更改。这样,可以使每项任务的工期、成本计算、项目与任务的预期完成时间更加精确。在日后的进程管理中,还可以通过该向导对工作时间进行实时更改,比如周末加班、节假日加班或者连班。
      2使用MSProject2003制定项目计划
      2.1任务录入
      任务录入的方式通常有3种:依次键入任务、通过Excel表格导入任务、插入复制的任务。本文采用通过依次键入任务的方式。每项任务都包括任务名称、工期、开始时间、完成时间、前置任务、资源等参数,在MSProject中还有很多其他参数可以添加,例如完成百分比、WBS、备注等一些利用频率较高的一些参数。完成任务输入后,一些参数会自动生成默认值,在后面更新进度时对其做更改即可。
      2.2利用MSProject创建WBS
      WBS(WorkBreakdownStructure)是所有项目规划活动的支柱。它将项目工作范围分解成更小的、易于管理的工作报告,以提高对项目活动的控制力,使工作思路更清晰[2]。
      在MSProject中,对子任务点击降级箭头,或用鼠标在子任务名称上向右拖动,就会使其缩进。效果如图1所示,任务与其子任务之间的关系一目了然,主任务被加粗显示。通过点击工具,自动对应生成大纲号。点击“-”号或“+”号即可收起或打开任务树。
      2.3项目工期确定以及任务间关联性设置
      在一个项目中的部分任务都存在着一定的关联性。那么,在一个项目中明确各项任务之间的关系就很重要。在MSProject中,人物之间的关联性有4种:1)完成—开始(FS):如抽油机样机制造完才能现场运行考核及评定验收;2)完成—完成(FF):如两种抽油机样机现场运行考核和设计改进完成之后项目评定验收才能完成。3)开始—完成(SF):如在新系统开始正常运作后,旧系统才可停止。4)开始—开始(SS):如14-6-89抽油机结构设计计算和14-6-89抽油机结构方案设计需要同时开始。
      2.4为项目指定人员和设备
      合理分配资源在项目管理中起着举足轻重的作用,不仅可以提高工作效率,也降低了项目成本。利用MSProject指定人员资源、设备资源、材料资源以及成本资源等,有利于项目计划的指定,另外也使项目管理者更方便地查看项目分配情况[3]。步骤如下:在资源名称下对应每一项任务选择或输入该任务由谁来完成。资源分配后,项目管理者可以通过资源图表查看具体资源使用情况,以此来避免某些资源被超负荷分配或者时间冲突。至此,项目计划基本编制完成。在软件的右侧已经自动生成GanttChart(甘特图)。在甘特图中,项目管理者可以轻易地查看项目完成百分比、资源分配情况、任务之间的逻辑关系以及任务日程。图1即为项目甘特图视图。
      3跟踪和调整项目进度
      3.1跟踪项目进度
      过程控制可以保证项目能够按预期实现项目目标。MSProject可以协助项目管理者动态跟踪项目进度。根据实际的项目进度情况,在任务信息栏输入或自动按时间更新各项任务的完成百分比,在甘特图中将用细实线表示项目的实际进度情况。
      3.2调整项目进度
      计划往往没有变化快,在实际的项目开发阶段,任务的提前完成或滞后都时有发生,所以需要及时调整任务的工期或者逻辑关系。然而,某些情况不仅仅是时间问题,人员和设备上的变化在某些特殊情况发生时也需要对项目进行调整。
      4结语
      本文以抽油机公司研究所新开项目为例,利用MSProject进行了项目计划编制及项目管理,项目管理者可以轻松地跟踪项目进度以及调配项目资源,并且降低了项目风险。MSProject所生成的甘特图相比传统方式绘制的甘特图效率至少提高50%,可视化的信息丰富并且方便动态更新。目前,MSProject在国内外大型企业都被广泛应用,而笔者集团所属的各专业公司还未采用MSProject项目管理软件,需要多方面努力来推广应用该软件,因为科学化的现代管理能够为我们创造更多的效益。笔者认为,MSProject还可以在制造业生产管理上应用。该软件可能将传统的生产管理带来新的变革,这一课题还有待研究。
      [参考文献]
      [1]ProjectManagementInsititueINC.AGuideToTheProjectManagementBodyOfKnowledge(PMBOKGuide)[M].Pa.USA:NewtownSquare,2008.
      [2]林则夫.项目管理软件应用[M].北京:机械工业出版社,2010:51.
      [3]林小闹,杨昌尧,罗毅涌.MSProject在空调工程施工管理中的应用[J].制冷与室调,2012,12(2):74-76.(本文于2014年发表于《机械工程师》)
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