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区域农业科技投资项目管理信息系统的设计

2018-12-14 来源:《科技情报开发与经济》 作者:郭常莲 点击:
       摘要:建立农业投资项目管理信息系统是农业投资项目信息化管理的重要内容,也是建设国家宏观投资预警信息系统、进一步完善投资宏观调控机制的迫切需要。文章主要对农业投资项目管理信息系统的结构、特点、主要技术基础及实现方法进行了论述。
       关键词:区域农业科技投资项目;项目管理;信息系统
       20世纪50年代以来,项目管理作为一门科学技术和一门专门的职业获得了迅速发展,并且已经渗透到各个行业。它作为管理科学的一个重要分支,正日益受到广泛的关注。它对于提高投资绩效、降低投资风险、提高企业竞争力及公共事务管理水平,已经发挥和正在发挥着巨大作用。近几十年来,随着科学技术的进步以及世界经济一体化的进程,项目变得越来越大,技术条件越来越复杂,所涉及的人数、机构和职能越来越相互依存。现代项目管理的吸引力就在于,它使企业能处理跨领域的复杂问题,并能实现更高的运营效率。具体作法:一是来自不同职能部门的成员因为某一项目而组成团队,因而该团队具有广泛的知识结构,包括技术、金融和预算、合约等。这是一种弹性的方式,需要时将专家召集到团队,任务完成后他们又回到各自的职能部门;二是借助于现代信息技术,一方面用信息流把各管理层次和不同的职能部门沟通起来,既可使物质流与信息流保持一致和同步,同时又保证项目相关成员之间统一的信息基础与信息的快速传递;另一方面利用计算机软件基础上的现代管理技术与方法对项目进行资金管理、时间管理、项目进程管理等,如CPM,PERT,WBS等。
       进入21世纪,信息作为一种不可或缺的资源,将在社会经济生活中占据很重要的地位。同时,作为未来管理领域的主导,信息化管理手段、管理理念及管理方式将逐步取代传统的以纸介质为主要载体的、上传下达式的管理方式。尤其是中国进入WTO以后,面对激烈的竞争,加速投资管理信息化,提高投资管理效率,降低管理成本,增强国际竞争力,是建设国家宏观投资预警信息系统,进一步完善投资宏观调控机制的迫切需要。项目管理信息系统是投资项目管理信息化的重要内容。
       1.农业科技投资对项目管理信息系统的需求
       中国是一个农业大国,农业的发展在我国国民经济的发展中起着举足轻重的作用,农业投资项目在我国的整个项目体系中占有相当重要的地位。
       (1)现代大型农业投资项目往往涉及到许多区域及农业、水利、农机等多职能部门,涉及省、地、县、乡、村等,较其他行业更易受到自然环境及社会环境影响,地域性明显。项目执行过程中的变数较多,变化较大。为更有效地协调、管理与顺利实施,各相关部门应具有统一的信息基础与部门之间信息的快速传递,因此良好的项目管理信息系统是必要的。
       (2)现代项目管理包括以下内容:一是范围管理,着眼于项目的生命周期、工作的分工结构、管理流程变动等;二是时间管理,重点是规划技巧,当项目偏离规划时,如何让它重新回归规划;三是成本管理,重点是经营技巧,处理诸如计划预算、成本计划与控制、资本预算及基本财务结算等;四是人力资源管理,着重于对项目组内人员的管理,包括冲突处理、高效率的组织结构规划、团队工作以及人际关系技巧;五是风险管理,包括风险诊断、冲击分析及应对等;六是质量管理,重点是制作质量控制图,尽力达到零缺陷等;七是合同管理,重点是理解定价合同相对于“成本附加”合同所隐含的风险,了解签约中关键的法律原则等;八是交流管理,重点是与经理、客户、厂商及属下进行有效的交流;九是集成管理,即在最终分析中,项目管理人员必须把上述3种管理综合起来并加以协调,而项目管理信息系统是其最有效的工具之一。
       (3)在进行项目评价与决策中,需要的相关信息量非常庞大。首先农业生产系统是一自然、经济、社会相互交织的系统,为有效评价项目效果,需要项目区、项目辐射区的自然、经济、社会等方面的信息;其次,农业项目实施过程中,相关环境因素的变数较多,并具有不可预测性,而项目相关目标、资源等调配需要根据周围环境的变化及时调整;第三,农业项目多级财务存在的可能性导致财务信息量比其他类型的项目大。例如,农业综合开发项目,经常的运行模式为:由省农业综合开发办协同相关农业职能部门组成项目协调小组,选择若干个县执行该项目,该项目的具体实施可能有许多农户参与,这样至少存在项目级、分项目级、农户级的三级财务组织及财务信息。
       (4)优秀的项目管理软件的应用势在必行。一是软件处理的信息量大、交互界面友好、图形、表格功能强大并具有重新处理和组织数据的功能;二是可以大幅度减轻计划编制和评审人员的重复性脑力劳动;三是利用软件中的批处理功能,大幅度地压缩了项目计划中的修改和更新周期;四是这些软件体现了国际工程的项目管理惯例;五是这些软件凝聚了很多项目管理工作者经验;六是在项目管理中,各级领导、管理工作者和项目计划的执行者等都对进度计划管理表示出强烈的关注。因为这些人员的层次、专业以及所关注的侧重面不一,从不同方面向进度计划管理人员提出一些带有一定共性的要求。
       实际上,早在1989年,国务院就批准建设“固定资产投资项目管理信息系统”,并于1992年正式完成。此后,国家计委有关部门又研制了“国家宏观经济预警信息系统”,两个信息系统的研制标志着投资项目管理信息化工作已引起国务院领导和国家投资主管部门领导的高度重视。但由于受当时网络通信基础设施的限制,这两个信息系统的数据来源都是基于纸介质逐级汇总的人工输入,因而大大限制了系统的效用和功能。近几年来,信息技术尤其是网络技术的发展,为信息技术的更广泛、更深入的应用提供了技术平台。良好的项目管理信息系统,可以实现企业项目管理信息系统与国家宏观投资项目预警信息系统的数据共享和自动汇总,国家投资主管部门可以借助投资项目管理信息网络,动态监测统计投资项目的资金源头总量信息、在建项目规模总量信息、年度在建规模总量信息等,这些信息通过投资Internet按一定程序向社会公开发布,成为引导企业投资行为的定量参考信息,从而形成国家宏观总量信息与企业微观投资行为互为依存、互为因果、互相反馈的数字化综合统计与预警机制,成为新形势下投资宏观调控机制的技术支撑平台,也是金融、档案、统计、审计、质量、标准等国家职能管理部门改进管理手段,提高行业管理水平的迫切需要。
       2.农业投资项目管理信息系统特点
       与工业项目相比,农业投资项目管理信息系统有自己的特点,主要表现在:
       (1)农业投资项目是通过投资,直接利用太阳能、生物、土壤、气候等大自然力作用的一种扩大再生产活动。不同地区的土地资源、水资源、生物资源、气候条件、劳动力状况、社会历史、文化底蕴、风俗习惯、经济条件等都有差异,农业投资项目运行与这些因素紧密相关,同一农业投资项目在此区域可行,在彼区域就不可行,即农业投资项目具有较强的地域性特征。同时,农业投资项目的评价与决策需要相关信息系统的支撑。因此,农业投资项目管理信息系统应置于空间信息系统的基础之上,并且可方便地与土地资源管理信息系统、农村经济管理信息系统等相关自然与经济资源信息系统发生交互。
       (2)系统层次。农业投资项目管理信息系统具有层次性,即行业级、企业级、项目级、子项目级等,前后层次是一种包容与被包容的关系,且范围越来越小,内容越来越细。不同层次的项目管理信息系统具有不同的功能特点。行业级是指整个大农业投资项目的信息管理系统,包括不同申报渠道、不同资金来源的农、林、牧、渔、水利等方面的项目。也可以就某一专业如水利方面的项目组建一专业项目信息管理系统,这样会有利于有限项目资源的更有效利用。其功能特点侧重于同类型项目资金、技术应用的空间分布状况分析及空间与平面的信息查询、不同区域技术适应性与项目状况分析,结合区域农村经济信息系统,对整个项目的分布状况进行全面分析与评价,直接为政府与项目管理者提供参考意见。行业级项目管理信息系统的主要服务对象是行业主管部门及项目管理机构等。企业级农业项目信息系统主要指企业作为主要投资人或项目执行者,为有效实施项目,合理调动企业资源,高效管理项目而开发的,常常与企业内部的管理信息系统如财务系统、人才管理系统等结合使用,来分析、调整项目进度、资金安排等。企业级项目管理信息系统的服务对象主要是企业决策层、项目管理人员与项目实施人员等。项目级、子项目级管理信息系统,关注点在项目本身,包括项目投资控制、进度控制、质量控制和合同管理等。其主要服务对象是项目实施人员、项目管理人员、项目评价人员等。
       (3)由于农业生产的非排它性及公益性特点,政府投资依然是农业投资项目的主体,由企业或低一级具有行政职能的政府部门组织实施,带动区域农村经济发展,风险主体、经营主体、利益主体分离的现象大量存在,需要较强的项目监管力度及信息本身的评价与监测。
       根据现行的农业项目体系,农业投资项目至少可通过以下几个渠道审报:计委系统;财政部门的农业综合开发办公室、农业处;扶贫管理部门;农业局系统;科委及其他农业职能部门等。不同渠道的农业投资项目的前期评价与审批、中期监管与检查、后期评价与验收由相关部门组织进行。并且,不同项目渠道的项目实施区域、辐射区及项目内容上往往有重叠现象发生。
       因此,为更有效、更合理地进行涉农项目管理,更有效地利用项目资源,农业项目管理信息系统应至少基于广域网或Internet网的管理信息系统,存在项目级、企业级、行业级的项目管理信息系统,具有空间信息管理系统,并具有信息本身的监测与评价功能。
       3.农业投资项目管理信息系统结构设计
       一般情况下,农业项目管理信息系统包括以下几个部分(如图!)。
       3.1数据库管理系统(DBMS)
       它包括数据库及一系列与数据库有关的软件,在综合和逻辑基础上“管理/项目信息。其主要功能包括:一是原始数据的录入、校对、查询与输出;二是历史数据的转储与查询,项目管理信息是逐年累计的,系统运行一段时间后,按一定标志(年、阶段)将历史数据进行转储、保存,并根据需要随时调出与查询,或转入数据仓库等;三是与分析模块产生结果相对应的数据库的数据传输、保存与查询等;四是控制与反馈信息的处理等;五是与项目相关的其他信息等。
       不同层次的项目管理信息系统的侧重点不同。如行业级项目管理信息系统主要建立以地理信息系统为基础的项目数据库管理系统,包括项目库及与空间定位相关的空间数据库、与具体项目相关联的项目区基本情况,以及项目其他信息库。而项目级或子项目级的项目信息管理系统则要求比较详细的项目信息库,特别是与项目实施过程涉及到的较详细的信息库,如项目计划、项目原料、项目投资、项目进度、项目人员等。
       3.2数据转换模块
       它包括一系列计算机成套软件或专为该项目特定功能产生信息提供手段的模块,主要功能是迅速而有效地处理数据,产生有意义的信息,包括向管理部门提出关于项目情况、趋势和潜在问题预防的建议,产生管理部门希望控制项目的任何方面的信息,产生其他分析模块所需要的具体信息指标,还可根据项目的具体需要开发其他模块,例如人力资源、材料库及控制、文件索引与检索、安全及环境记录等,必要时,还可从国土资源信息系统、农村经济信息系统等摄取所需信息并整合到现有信息系统。总之,凡是能用明确的数据限定的任意需要,都可以用搭积木式的方法将其设计和综合到总系统中。
       3.3分析模块
       它包括各种专业模块,如前已述及的PECT与PEM,以及各种综合评估分析模块等。其分析结果一是可以某种形式反馈到数据库管理系统保存,二是可送到输出系统,三是可直接输出分析结果,四是可输送到反馈/控制系统。
       3.4控制/反馈系统
       控制的目的是保证项目活动符合计划。控制关心的是现在,它包括查找和鉴定对计划的偏离,并采取适当行动以确保希望达到的结果。与控制有关的主要因素是设置目标、报告项目状况、评价信息、最终输出项目管理部门的决策。
       3.5输出系统
       一般信息管理系统都包含这一部分。农业项目管理信息的输出形式包括:报告、表格、专题图、分析图。
       3.6编码系统
       农业项目管理信息系统要涉及到许多部门,对许多行业来说,不同层次管理的关注点不同。涉及到的信息包括区域自然、经济、社会系统信息资源,统计部门所属的统计资料,项目管理部门的管理文档,项目本身的信息等。如果没有一个统一的编码系统,建立有效的信息管理系统几乎不可能。编码系统包括区域编码、项目编码、不同信息来源码及其他编码等。
       4.主要信息来源
       (1)实时监测。关于项目实施过程中的许多信息资料是通过项目监测记录下来的,因此监测必须纳入项目的管理体系。监测工作能提供以下#类信息:一是项目建设和服务中实物输送的信息、资金投入记录;二是对目标受益人口使用建筑物和服务的信息及其初步效果;三是社会经济和环境因素的信息等。
       (2)项目区、辐射区及典型农户的调查资料。
       (3)多级项目管理的财务明细。包括项目级、企业级、子项目级、农户级的财务明细。
       (4)重要会议纪要相关文件。包括项目合同、通知、来往信函、会议记录、文件图及分发记录。
       (5)主要技术参数。包括财务方面的复利终值系数表、复利现值系数表、年金终值系数表、资金年存系数表、资金回收系数表等,畜牧业方面的不同农产品折算系数、标准畜折算系数等,水利方面的水深与每亩水量换算表等,以及主要来自于现行统计部门的项目区统计资料。
       5.主要技术与系统实现
       项目管理本身的基础工作包括:项目信息种类、信息属性与数据字典;项目信息存储要求,传递途径、加工和安全要求;项目结构、费用、工艺过程的分解;项目信息标识代码;全部项目信息的电子文档化及传递。
       (1)编码技术。农业项目管理信息系统涉及范围广,部门多,包括不同的行业,信息量大。由于没有统一的编码,系统很难做到信息的有效交流,甚至会造成混乱。在进行信息编码时应注意与现有编码系统的统一以及系统内部编码的统一。
       (2)分析指标的计算与信息提取。一是用财务报表数据编制项目现金流量表,计算净现金流量;二是用确定的物价指数对净现金流量进行换算,扣除物价的影响,由换算后的净现金流量得出后评价的FIRR(财务内部收益率)和FNPV(财务净现值);三是其他指标的计算与提取。
       (3)数据库技术。数据库管理系统是农业项目管理信息系统的核心,包括数据分类、统一编码、数据获取、结果输出等技术。
       (4)WebGIS技术。Web GIS俗称万维网地理信息系统,又有人称它为Internet GIS,是一种基于Internet/Internet的技术标准和通信协议的网络化地理信息系统,系GIS技术和Internet/Internet技术相结合的产物。利用这一技术,Internet/Internet的用户可以从Internet/Internet的任意一个节点上,浏览到WebGIS站点上的空间和属性信息,实现空间信息检索查询和空间分析与计算,制作专题图件。传统GIS系统的网络化,将使GIS信息技术快速进入各行各业,从而大大推进GIS技术的推广应用。
       (5)系统集成技术。(本文2003年发表于《科技情报开发与经济》)
       参考文献
       [1]郭常莲,赵建生.农业投资项目后评价的理论与实践[M]北京:中国科技出版社,2002
       [2]周广声.信息系统工程原理方法及应用[M]北京:清华大学出版社,1998
       第一作者简介:郭常莲,女,1964年生,山西省洪洞县人,1987年毕业于山西农业大学动物生产专业,山西农科学院综考所. 山西省太原市坞城路 4 号,030006
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