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江苏中烟工业公司投资项目管理信息系统设计

2019-01-02 来源:《电脑知识与技术》 作者:中国矿业大学 崔坤 点击:
       摘要:随着烟草行业管理体制改革的不断深入,为了适应新时期固定资产投资项目管理工作的要求,需要有完善的投资项目管理系统进行有效支撑,提高投资决策的科学性,提高投资效益和效率。江苏中烟工业公司投资项目管理信息系统设计在综合考虑企业实际需求和业务特点的前提下,借鉴了国内外的最佳实践经验,注重投资项目的“全过程”管理。到该文完成时为止,江苏中烟工业公司投资项目管理系统已经全部上线并运行良好。
       关键词:烟草;企业;项目管理;系统;设计
       根据《国家烟草专卖局关于烟草行业整顿规范生产经营秩序和加强内部管理监督工作的意见》精神,为了管好分布在江苏全省不同地点的多个投资项目,我们设计研发了适合江苏中烟工业公司的投资项目管理信息系统。
       1.江苏中烟工业公司投资项目管理信息系统的功能设计
       结合江苏中烟工业公司投资项目的管理需求,我们组织有关人员有针对性地对当前市场上的项目管理软件包括P3、project、梦龙等管理软件进行分析、研究,同时在北京五洲工程设计研究院项目信息管理人员的积极配合下,实践中完成了投资信息管理系统的功能设计。
       1.1数据化模型
       根据管理信息形式标准化、信息传递规范化、信息内容系统化以及信息资源网络化的高度共享和充分利用信息应用系统趋势要求,利用办公自动化管理系统,研发较为适用于江苏中烟工业公司投资项目管理信息系统[1]。该投资项目管理信息系统包含两部分:工业公司级主系统和工业公司所属五个企业级子系统。
       1.2工业公司级主系统的五个基本功能
       主要功能包含项目立项管理、文档管理以及对五个所属企业项目进展及管理情况的工作管理检查。
       1)立项管理系统:从投资项目的申请、审批过程,全部资料全部进入项目管理系统,随时可以调阅项目立项过程的资料。
       2)文档管理系统:用于省工业公司项目管理过程中产生的各种文档、记录,如:合同专用章授权管理文件、烟机设备购置申请、基建技改工程建设项目审批情况等信息的管理。
       3)施工现场系统:工业公司主系统是管理平台,工业公司投资项目管理人员可以在公司内部网上通过此平台直接访问各企业项目管理子系统信息、指导企业完成投资项目实施工作。
       4)项目档案系统:项目档案是对每个投资建设项目,进行全方位的档案管理。
       1.3工业公司所属企业级子系统的功能设计
       主要功能包括信息发布、形象进度管理、合同信息管理、工程技术档案管理、设备管理、工程物资管理和系统管理七个模块。
       1)信息发布:按照江苏中烟工业公司关于投资项目实施过程中的管理要求,企业负责项目实施人员及时发布项目实施过程中的相关信息,包括会议纪要、调研报告、技术资料、信息交流及工程月报等各种与工程项目进展相关的信息。
       2)形象进度管理:形象进度管理是针对工程建设项目管理而开发的一套基于网络的图片管理系统,形象进度资料还可以作为工程建设档案的一个重要组成部分记载项目建设的全过程。现场管理人员根据项目管理制度,将每日进度图片上传到服务器,其他经过授权的用户可以远程分时段查询数据、预览建设工地图片以及时掌握工程的进展情况;每个工程可以选择8个观测点,对每个观测点本系统提供了“自动播放”功能,可以按照前后顺序直观地再现项目建设过程。
       3)合同管理:合同管理包括三个模块:合同信息维护模块、合同信息查询模块、合同付款计划模块。
       “合同信息维护”模块包括新增合同、合同变更、计划付款信息、申报付款信息、实际付款信息、合同保证金退还、字典库等信息的录入。能够将工程项目管理人员日常管理工作中需要记录、查询、统计、汇总的常用合同原始信息统一入库管理,便于项目管理人员对项目建设过程中各种与资金、合同有关的信息进行检查、统计、分析。
       “合同信息查询”模块可以查询到每个合同的乙方信息、申报付费信息、计划付费信息、实际付费信息、保证金退还信息、合同更改信息、合同原件等。
       “合同付款计划”模块可以按具体日期、任意一个月或星期、甚至某一时间段查询合同的有关金额信息,其中可以看到合同的计划付款金额、申报金额、审核金额等,此外还可以看到未付款金额和付款警示等。
       4)档案管理:档案管理系统是针对项目管理过程中技术档案管理范围大、查询不便等情况而开发的一套基于网络的档案管理系统。档案管理提供了工程档案著录、档案查询和电子文件管理等实用功能,经过授权的用户可以对技术档案进行远程浏览和下载。
       5)设备管理:设备管理系统是针对设备基本信息、设备投标信息、设备安装信息和设备拆迁信息的录入和查询功能。经过授权的用户可以远程进行设备费用、设备安装、设备拆迁和设备投标等信息的查询;还可以按类型查询设备的基本信息。
       6)系统管理:为了保证系统的可扩展性,本系统所有功能模块以搭积木的方式在系统平台上进行搭建,按照省工业公司的管理逐步细化,逐步增加或修改系统功能。因此,本系统属于开放型、柔性结构。
       7)系统维护管理:可以根据需要对本系统的功能模块进行增加和删除,并通过授权管理给每个使用者设置不同的使用功能。使整个系统风格一致但功能根据职责分工不同而不同,将统一性和差异性完美结合在一起。
       8)权限管理:可以分别对角色、用户进行授权管理,对每个用户可以使用的系统功能、可以查看的信息进行授权。
       9)时效性管理:项目建设是有周期的,在有效周期内信息有效。用户根据在规定的时间段内,进行有效的项目操作,从而实现对项目过程的监督。
       10)适用性管理:用来辅助决策的信息资源可以因人、因事、因时、因地而异,从而提高项目信息的准确性、时效性、有序性、可存储性。
       2.实际运用效果
       这套信息管理系统,已在江苏中烟工业公司及所属五家企业进行部署实施,到目前为止已经上线试运行八个月,基本达到了原设计的预期目标。主要的效果体现在:
       1)实现了江苏中烟工业公司的投资建设项目的规范性操作。从资金和项目进度查询,可以直接统计现有的项目投资数额、项目个数、项目进度以及项目状态等情况,特别在项目的程序管理上,形成了规范的路线图,使投资管理在一定的范围内得到了规范性控制[3]。
       2)实现了对投资项目过程的监控。所有项目施工记录、合同、会议纪要等内容全部在网上运行,根据工作需要可以随时检查,强化了工业公司级对项目管理的深度和及时性,达到了投资项目管理严格规范、富有效率的目的。
       3.结论
       江苏中烟工业公司通过建设投资项目建设信息系统,引进新的管理理念,实现了投资项目管理业务流程再造,为公司各级投资项目管理和实施人员提供了有效的信息管理及辅助决策平台。同时,该投资项目管理信息系统在公司信息化管理系统的集成中发挥了重要的作用,既保证了项目管理的规范性,又对公司的投资项目进行了有效的监管,实现了对行业总体投资的控制的要求。
       江苏中烟工业公司投资项目信息系统已经使用,在使用的过程中,根据工作的具体要求不断的修改,完善,在实际的投资项目管理工作中,充分发挥了它的功能,大大提高了工作效率,使单位的投资项目管理工作上了一个新台阶。(本文2009年发表于《电脑知识与技术》)
       参考文献:
       [1]陈渝.框架模块在信息系统建设中的研究[J].昆明理工大学,2001,36-40.
       [2]何清华,李佳川,陈发标.大型工程项目集成化项目控制信息系统的研究[J].同济大学学报:自然科学版,2000(6).8193
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