摘要: 本文介绍了基于 OA 平台构建东汽火电项目信息化管理系统，实现火电项目收文与发文全过程管理以及项目其它重要过程文件的归档管理，在提升工作效率的同时进一步提高项目管理规范化、标准化、信息化水平，为今后火电项目质保金收取提供完备、准确的过程记录支持。
关键词: OA; 信息化管理系统; 收文管理; 发文管理; 文件归档
信息化建设是提升项目基础管理水平不可或缺的手段，东汽火电项目管理有着机型多、项目多、内外部接口单位多等特点，每位项目经理平均肩负着 7 至 8 个火电项目执行工作，多接口协调任务重，项目信息交换量大，此外火电项目质保金收取难度大，尤其对项目过程文件记录的完整性、准确性要求高，亟待建立火电项目信息化管理系统，以提升工作效率，提高项目管理规范化、标准化、信息化水平，为今后火电项目质保金收取提供完备、准确的过程记录支持。
1 项目发文管理模块
1. 1 项目发文在线起草
经办人录入项目名称后，收件单位、收件人、收件人传真及电话等信息会自动带入。经办人姓名、发件人传真及当天日期由系统自动生成，无需手动录入。经办人需录入发文主题、上游通信号 ( 如业主来文有通信号则需要录入) 、在文本编辑器内起草正文，选择是否紧急、是否需要回复，如需回复，则需录入要求回复的日期，选定签发人员后提交，项目发文信息录入界面如图 1。
1. 2 项目发文在线审批
根据项目发文重要程度，进行二级或三级在线审批:
二级审批: 项目经理提交项目发文至组长审核，组长提交项目发文至部长签发;
三级审批: 项目经理提交项目发文至组长审核，组长提交发文至部长审核，部长提交至中心级领导签发;
审批流转意见及日期等记录自动保存，审批完成后自动生成发文编号。
1. 3 电子签名、电子公章自动嵌入
项目发文审批完成后系统将自动嵌入签发人员的电子签名、签字的具体时间、以及东汽项目管理中心电子公章，点击打印按钮即可自动生成传真格式的项目发文，项目发文最终界面如图 2。
1. 4 归档
归档后可按设定条件，如发文编号、经办人、收件单位、发文日期、主题关键字等进行查阅，亦可导出项目发文台帐。
1. 5 实施效果
项目发文在线起草，一项信息的录入即可触发系统自动带入其它信息内容或由系统自动生成信息内容，界面友好、操作简单; 在线审批、自动嵌入电子签名、电子公章，大幅提升了工作效率; 发文归档后，查阅便利，保证了项目发文的完整性与可溯性。
2 项目收文管理模块
2. 1 项目收文在线录入
录入人在线录入收文主题，选择收文对应的项目经理，附上收文，予以提交。项目经理根据收文内容，编写处置意见，并选择厂内产品开发中心、生产部、物资保障部、科技质量部等相关部门进行分发、要求给予处理，并填写是否紧急、是否要求回复以及需要回复的日期等信息，收文的编号和收文当日日期由系统自动生成。
2. 2 项目收文分发审批
根据项目收文重要程度，实现二级或三级审批:
二级审批: 项目经理提交项目收文处置意见至组长审核，组长提交项目收文处置意见至部长签发;
三级审批: 项目经理提交项目收文处置意见至组长审核，组长提交收文处置意见至部长审核，部长提交至中心级领导签发;
审批流转意见及收文日期等记录由系统自动生成。项目收文流程图如图 3，项目收文审批界面如图 4。
2. 3 厂内单位处置
厂内相关单位收到文件后，可在线填写处置意见，亦可形成线下分析报告、处置方案等资料并上传至项目经理处。
2. 4 归档
项目经理判断项目收文处理完成后进行下一步项目收文归档，完成项目收文的闭环管理。归档后可按设定条件，如收文编号、经办人、发件单位、收文日期、主题关键字等进行查阅，亦可导出项目收文台帐。
2. 5 实施效果
项目收文在线录入、审批，尤其是 OA 平台实现了厂内单位在线分发、在线处置一条龙流程，大幅提升了全厂各线条工作效率，保证了项目收文处置效率、提高了用户满意度; 收文归档后，查阅便利，保证了项目收文的完整性与可溯性。
3 项目过程文件归档模块
要求项目经理将除项目收文和项目发文外的重要项目管理过程文件进行及时归档，以确保项目基础数据的完备性、原始记录的完整性、资料归档的及时性，包括但不限于商务合同、技术协议、项目综合计划或者专项计划、用户接待安排及计划、设计评审会议纪要、设计联络会议纪要、交货协调会议纪要、项目启动会议纪要、项目专题协调会议纪要、款项催收会议纪要、电厂工程进度报告 ( 附照片) 、工厂生产进度报告 ( 附照片) 、出差报告 ( 附照片) 等过程文件。
3. 1 期量标准
要求项目经理生成项目文件 7 天内完成归档，由组长负责督促、协调，每月 15 日、30 日牵头检查，结果报 送 火 电 项 目 部 领 导 及 项 目 管 理 中 心领导。
3. 2 命名规则
采用 “集团” + “电厂” + “类别关键字”的方式，例如: “中兴蓬莱项目交货协调会纪要”，以方便检索。
3. 3 文件取号
编号规则如下:
文件类别编码: 1 位，C ( 合 同) 、T ( 表 格( 计划) ) 、M ( 纪要) 、Ｒ ( 报告) 、F ( 传真) 、D( 其他文件) 。
项目管理中心代码: 固定为 62。
内
