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基于信息化技术的项目管理平台研究与应用

2018-12-17 来源:《军民两用技术与产品》 作者:北京强度环境研究所 张晓鹏 王海 许敏 点击:
      摘要:随着计算机网络技术的飞速发展,信息化已成为推动管理提升的重要手段。分析了传统项目成本管理模式的不足和信息化管理的优势,探讨了项目成本管理系统的功能、结构等内容,并以北京航天斯达新技术装备公司项目成本管理信息化平台的开发为实际案例,介绍了项目成本信息化管理的应用情况,为企业开发符合自身管理模式的项目成本管理信息化系统提供了借鉴。
      关键词:项目管理,成本管理,成本管控,信息化
      1引言
      近年来,随着市场化改革的不断深入,我国航天技术应用产业快速发展,产业化水平不断提高,已成为航天科技工业的重要组成部分。但随着市场竞争的逐步加剧,航天技术应用产业业绩提升和成本管控的压力也日益增大,亟需提升管理能力,以适应市场化竞争的需要。
      以产品研制业务为主的航天技术应用产业,产品成本和制造费用居高不下,已成为影响企业盈利能力的关键问题。以人工单机核算为代表的传统成本管理模式已不能满足现代化管理的需要,借助信息化技术整合成本管理流程,搭建项目成本管理信息化平台,可从根本上打破项目成本管理的瓶颈,实现项目成本管理流程化、规范化、制度化,提升项目管理能力,提高企业的经济运行质量。
      2项目成本管理信息化的优势
      2.1实现信息共享
      项目成本管理信息化的基础是组建企业内部网络,通过运行管理系统,企业各部门可实现同步协同办公,所有用户可在实体局域网或虚拟局域网计算机上按照设定的管理流程访问系统服务器,进行数据的录入、存储、查询等工作,解决了传统单机管理模式中数据相互孤立的问题,避免了数据的重复录入,实现了数据一次采集、实时传送、多环节共享,提高了工作效率。
      2.2实现动态成本掌控
      项目成本管理是一个动态的管理过程,信息化成本管理通过管理系统实现动态经营数据的深度关联,成本数据可实现实时核算和实时汇总,保证了数据的准确性和及时性。管理部门可随时掌控项目成本情况,进而发现项目运行中可能存在的问题,为科学地进行经营决策提供支撑。
      2.3规范成本管理标准
      传统的成本管理模式缺乏规范标准,项目成本管理制度在执行过程中因人而异,成本管控流于形式,随意性较大,制度的执行存在偏差,导致项目成本管理水平参差不齐。信息化成本管理将企业的成本管理标准固化在管理系统中,实现了成本管理标准化、流程化、规范化,杜绝了项目成本管理标准因不同的管理人员而产生的执行差异,使项目成本管理制度和标准得到了系统落实,提升了企业的成本管理水平。
      3项目成本管理信息化平台的功能和结构探讨
      项目成本管理主要包括成本预算、成本控制、成本核算、成本分析等环节。其中,成本控制与成本核算是两大核心内容。项目成本管理信息化平台必须以项目为出发点,搜集项目成本的全部来源,并整合从项目成本预算到项目成本核算的全部业务流程,实现项目成本的采集登记功能、审批处理功能、传输交换功能,以及存储查询功能。
      3.1项目成本管理信息化平台的功能
      项目成本管理信息化平台可设置项目资金管理、合同管理、物资管理、统计管理等4个功能模块,以物资和费用为项目成本的构成基础,以“预算—计划—实际”资金管理为贯穿项目成本管理的主线,通过项目、合同、资金、物资、费用等模块的深度关联,实现对项目动态收入、成本、到款、付款、应收账款等经营指标的动态监控,其功能示意图详见图1。
      3.1.1项目资金管理
      项目资金管理模块可设置预算资金管理、实际资金管理、结算资金管理等3个子模块,通过项目资金统计表对资金的预算情况、实际情况、结算情况进行汇总对比统计分析,可及时发现成本预算执行的偏差,继而查找原因,及时采取措施,保证项目各项指标的正常运行。
      预算资金管理数据来源于项目实施部门申报的项目成本预算数据,构成项目资金统计表的预算部分;项目实际资金管理数据分为合同类和费用类,费用直接在项目中列支,与通过合同管理模块与项目关联的合同类资金构成项目资金统计表的实际执行部分;项目结算资金管理根据项目的物资领用情况及产品的交付情况,由管理人员及时进行收入确认和成本结算,构成项目资金统计表的结算数据,项目资金统计表的数据详见图2。
      通过对项目预算资金、项目实际资金、项目结算资金等数据的对比,可多角度、多维度地统计分析出项目生命周期中的各种经营数据,使项目动态资金情况尽在掌控。
      3.1.2合同管理
      合同管理模块主要分为审批和履约2个环节,可独立完成对销售合同和采购合同的合同起草、合同录入、合同审核、票款申请、合同归档等工作。该模块可按照企业的合同审批程序,按提交—审核—审批—生效的步骤进行合同审批流程网络流转。合同生效后合同的到款、付款、开具发票、发票报销均需通过平台进行相应流程申请,并经审核确认后形成合同的票款信息,与之前录入的合同信息一起构成完整的合同台账。
      3.1.3物资管理
      航天产品研制项目一般为新研产品或小批量试产项目,物资通常根据需求定量采购,库存物资数量少、种类多。但随着在研项目的增多,库存物资总量和价值不容忽视,库存管理日益成为成本管控的重要环节。成本管理信息化平台中的物资管理可分为入库、出库、盘点3个环节,可随时根据物资的分类添加物资编码信息,物资出、入库过程可自动生成相关单据,由计算机处理数据,避免了人为误差,提高了数据的准确性和及时性。同时,物资的库存及消耗情况均能在软件中及时反应,企业各级管理人员可随时对项目的物资管理情况进行监督。
      3.1.4统计管理
      统计管理模块包括资金统计、合同统计、经营指标统计等3个子模块。其中,资金统计采用“先计划后支付”模式,以实际用款核销计划用款,准确核算各部门、各项目的计划资金实际使用情况,为企业进行资金筹划提供决策依据;合同统计可按部门、按项目等多角度、多维度对合同信息进行统计,并可自动生成多种统计图表;经营指标统计可根据项目的执行数据生成应收账款、现金流、销售收入、成本、利润等统计数据,并可按部门、按项目进行分类汇总分析,为企业进行资源调配、经营决策调整提供数据支撑。
      3.2项目成本管理信息化平台的结构
      项目成本管理信息化平台的硬件结构可采用集中型框架结构,软件安装在服务器上,并只在服务器上设置1个数据库作为管理信息数据存储中心,所有用户均使用同一个服务器的客户端访问系统,查询并获取所需要的信息数据。企业内部可组建局域网并通过交换机访问服务器,企业外部的互联网用户可通过虚拟专用网络(VPN)建立虚拟局域网通道访问服务器。在服务器与公网之间需根据不同的需求选用适合的软、硬件防火墙,对服务器进行安全防护,以保护服务器系统安全。其硬件系统架构详见图3。
      该平台的软件系统体系结构可采用浏览器/服务器(B/S)结构,所有用户通过浏览器即可访问系统服务器,无需安装客户端等软件,访问系统方便、快捷。
      4项目成本管理信息化平台的实践与应用
      经过长期的发展,我国航天企业已形成了具有航天特色的项目成本管理模式,将其与信息化技术相结合开发适应航天企业管理模式的项目成本管理信息化平台,可有力地促进航天企业管理能力的提升。北京航天斯达新技术装备公司(简称“航天斯达公司”)是1家以机电一体化产品、系统集成产品等产品研制为主业的航天企业。本文以航天斯达公司成本管理信息化平台的开发实践为例,介绍项目成本管理信息化平台的开发和应用。
      4.1管理平台业务流程
      管理平台业务流程是系统开发成败的关键,既不能脱离现行的管理流程,也不能生搬硬套现有的管理制度。通过对航天斯达公司现行项目成本管理模式的深入分析研究,提炼出了项目预算—项目实施—项目结算3条主线,成本预算—成本控制—成本分析—成本核算4个核心,以及项目立项等15个关键操作节点,涵盖了项目成本管理的全部业务流程,具体流程详见图4。
      4.2系统开发
      如果企业自主开发1套完整的信息化管理系统,一方面,实施周期长,过程复杂;另一方面,实施成本太高,投入太大,不适合中小型企业。通过市场调研,最终选择了1款基于项目和合同管理的商用软件,并在其基础上结合业务流程对项目预算、项目结算、资金统计、物资管理等多个环节进行了二次开发,在充分满足全部设定功能的基础上,节省了大量的系统开发成本。
      4.3系统实施
      软件开发完成后,开始进行硬件设备的选型与购置,搭建系统运行必需的软硬件架构,并开展软硬件调试工作。经过反复修改,设定的流程和功能得到了实现,充分满足了设计需求,系统具备了上线测试条件。
      4.4用户培训
      在系统软硬件稳定运行后,组织开展用户培训,主要针对软件业务流程和实际操作进行系统培训,并特别加强用户适应信息化管理工具的培训内容,打破传统依靠个人管理的方法,树立制度化、流程化管理的新思想,利用信息化工具真正提高管理水平。
      4.5应用效果
      航天斯达公司项目成本管理信息化平台上线投入实际运行后,取得了良好的使用效果,主要体现在以下几个方面:实现了对公司收入、利润、现金流、应收账款等经济指标的实时统计;实现了项目全过程成本管理和动态资金管控;实现了项目经营数据的实时归集、核算、汇总和分析;实现了基层部门—管理部门—财务部门3级数据访问权限管理;建立了信息完整的项目、合同等电子台账。
      通过项目成本管理信息化平台的应用,航天斯达公司项目成本超预算的情况得到了有效控制,相关报表的编制时间明显缩短,工作效率得到了极大提高。同时,航天斯达公司动态经营数据的统计与分析为公司运行状况提供了及时的预警信息,为管理层的经营决策提供了重要的依据,促进了企业降本增效,提升了企业的核心竞争力。
      5结束语
      实践证明,项目成本管理信息化平台的应用减少了员工的工作量,提高了工作效率,增强了项目核算数据的及时性和准确性,是信息化技术在项目成本管理领域的有益实践,在规范成本管理方面发挥了重要的作用。但是,信息化管理系统仅是1种管理工具,管理制度和执行力也是提升管理水平的关键一环;只有将好的管理制度和管理规范与信息化工具结合起来,并严格执行才能真正提升企业的管理能力,为企业带来最大的经济效益。
      参考文献
      1赵孟琳,熊道德,宁胜攀,等.航空产品研制项目管理信息化探讨[J].航空制造技术,2010,3:62~65
      2许勇.工程项目成本管理软件开发与应用技术[J].科技情报开发与经济,2010,
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      3陈瑛,周波.科研项目管理信息化系统的设计与开发[J].广西科学院学报,2012,1:87~89
      4吴向阳.我国中小企业管理升级中的成本管控信息化应用探究[J].商业会计,2012,15:109~110(本文于2013年发表于《军民两用技术与产品》)
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