在信息化的当今社会,现代企业对跨地区、跨行业的项目管理在如何实现实时通信、协同工作,信息共享等方面提出了许多新的要求,传统的项目管理已不能适应这些新的挑战。为此我们从项目管理的内容,项目管理的实时协同过程以及项目管理协同机制的实现等方面,进行了初步的分析与研究,并提出了切实可行的实时协同与实现方案。
一.现代企业项目管理的新内容
现代企业项目管理的内容主要经过以下几个方面:
申请审批:项目管理从项目立项阶段到项目实施阶段有许多环节需要申请和审批。申请者向审批者提出一项申请,审批者对所申请的内容进行批复,如果还需要继续审批,则转交相关审批者审批,如果审批结束,则将审批结果反馈到申请者处。
任务分配:项目风险承担者对项目进行阶段性划分,并将整个项目的各个任务进行确认接受,如果认为任务分配不合理,则向任务分配者提出重新分配或者更改任务的申请。任务分配者收到任务执行者的确认信息后,对该任务进行重新分配、确认分配结果等操作。
进度跟踪:在项目实施过程中项目执行者可以将任务执行中的问题、需要的资源,结果等及时向风险承担者反映;风险承担者既可以向项目管理者报告项目进展情况,也可以针对任务执行者提供的任务状态反映对项目做相应的调整,如更改项目(任务)执行周期、重新分配或调整任务等;项目管理者可以分析各种项目进展情况，及时与风险承担人协调解决项目实施过程中可能出现的问题。
信息交流:在项目的各个阶段都存在许多各种各样的信息,这些信息在项目成员中的交流或传送,也是一种协同活动。最常见的是项目文档的传送和各种消息的传递。
协同发布:项目团队能够在协同工作区中建立并发布各类项目信息。通过协同文档夹,项目成员可以组织那些需要和其它成员共享的项目信息。在协同工作区中,项目成员能够进行签入、签出和文档级控制来确保用户使用的是“正确"的信息。
会议讨论:项目成员通过在线会议进行项目相关问题.技术以及经验的交流和讨论,实时获取交换团队相关的意见.记录或评论。
二.项目管理的协同过程
协同是协调两个或两个以上的不同资源或者个体,共同完成某一项目的过程。.基于协同的项目管理除了项目管理本身的要素之外,主要还在于项目团队成员的联系、沟通和协同,因此实现项目管理协同的主要机制有:实时消息交流机制、信息共享机制.任务监控机制、智能代理机制。
⑴)实时消息交流机制
实时消息交流机制在项目管理协同各个阶段都发挥着重要作用,是保证项目团队实时进行交流或沟通的重要机制。在这交流手段中,一般注重两个方面:一是交流方式是不是实时反馈的,二是交流的内容是否可持久化。而基于互联网络的BBS能较好藕足这两方面要求,因此可将它作为项目管理协同过程中重要的交流方法。
(2)信息共享机制
基于互联网络的信息共享是项目管理协同过程中非常有效的分享信息的方式,它能够以近乎实时的方式向员工提供当前的项目信息。共享机制一般包括三个部分:身份认证.访问控制和传输控制(并发.同步.异步)。
(3)任务监控机制
任务监控就是不断进行项目进度信息的采集.分析,并反馈到项目相关成员处进行相应的处理。项目负责人通过对任务进度调整、任务查询等手段即时了解项目的进展情况和执行人的工作状态。
(4)智能代理机制
智能代理机智就是指计算机或者计算机程序,在某种调度安排下,负责需人工直接操作时的信息收集或提供某些服务，以此来提供有效的业务协同支持，从而协同完成一个共同的任务和合作目标。
三.协同模式及其实现
协同项目管理是基于即时消息传递和共享项目信息的协同方式。项目管理的协同主要分消息协同和文件协同两种模式,它们各自处理信息的过程分别为:
消息协同模式:用户向服务器发送消息,服务器收到消息后进行解析，如果是传送给其它用户的信息,则转发消息;如果是业务操作消息,则交由业务代理进行处理，并将处理结果存储到信息存储器。
文件协同模式(即文件共享与传输模式):用户向服务器发送文件操作命令，服务器收到消息后对操作命令进行解析，并将结果交给文件控制器进行处理。如果是传送文件操作,由服务器向接收用户发送接收文件消息,等待用户接收文件，如果是访问文件操作，由文件控制器向用户传送需要访问的文件。
四.结论
在信息化时代,跨行业、跨地区的项目管理对企业提出了实时交互、协同工作、信息共享等新的要求,传统的项目管理已不能充分适应这些新的挑战。本文首先介绍了项目管理的内容以及在管理过程中的实时协同过程,然后在此基础上阐述了协同项目管理的实现方案，最后提出实现协同项目管理的方法，为企业的现代化项目管理提供有效、可行的实施方案。
