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浅谈信息化综合项目管理平台的建设与应用

2019-03-13 来源:《水利水电施工》 作者:中国水利水电第三工程局有限公司 李晓光 樊海燕 沈建利
      【摘要】本文介绍了中国水电三局自主研发的“综合项目管理平台(IIS)”建设历程及取得的成效。综合项目管理平台经过多年的创新与发展,已形成了以项目全过程管理为核心、覆盖“总部-分局-项目部”,具备完善的软件架构及业务逻辑、具有自主知识产权的协同工作平台。目前已纳入平台管理的项目80余个,项目上线率及覆盖率达到95%。
      【关键词】信息化建设 综合项目管理平台
      1、建设背景
      中国水利水电第三工程局有限公司(以下简称“水电三局”)信息化建设在2011年经过特级资质就位工作以后,工作重心由“保特”向以提升企业项目管理标准化能力转变。
为有效提高项目现场管理能力,水电三局通过综合项目管理平台的构建与应用,借助信息化先进手段,对大型建筑企业实现对所属在建项目的现场管理、提升企业的管控能力、加快企业转型升级进行了有益的探索与创新。
      2、建设目标
      2.1文档与数椐管理信息化
      以工程项目的全生命周期为对象,全部信息实现无纸化。建立存储所有工程信息的数据库以及与工程紧密相关的知识库,便于共享和利用。
      2.2信息沟通信息化
      一是建立基于互联网的管理信息系统,利用网络以及电子介质进行信息的提交和接收。
      二是建立交流协作平台,使各方可以在远程进行交流,及时解决问题。
      三是建立材料和设备数据库,通过统一询价、招标、订货,降低采购成本和管理成本。
      2.3过程控制信息化
      建立实时监控系统,实现远程专家咨询、遥控指挥工程现场。
      3、建设规划
      综合项目管理平台(ns)以工程项目管理为中心,提高项目运作质量、降低项目管理成本为目标,提高业务数据加工和分析能力,结合企业不同时期信息化发展需要,分步实施。
      第一阶段建设主要工作为基础数据调研和流程再造,特别是通过对标杆业务的流程梳理与再造.建立信息化平台,加强信息化宣传和指导,使所有员工了解和认同信息化,并在此基础上调动全员参与信息化。首先以信息化标准建设为基础,完成业务编码、数据表单样式、基础资源信息等基础数据调研,对业务编码进行标准化建设后,可形成企业标准数据.并进一步提供查询、电子档案保存及数据分析功能;其次以风险管控为目的、流程再造为手段,分析各项业务流程,通过流程再造,完善企业各项业务流程梳理,并通过信息化平台,促使标准的统一与可执行。流程再造与平台建设均是一个长期的过程,不可能一步到位,应尽可能发挥标杆业务带头示范作用,以点带面,确保稳步推进。
      第二阶段围绕项目管理整体业务发展,以合同为主线、进度为依据、成本为控制进行项目标准化和业务关系建设。结合第一阶段建设基础,以标杆业务为点,对涉及项目管理的关联业务进行辐射拓展,通过关联业务调研和业务逻辑梳理,形成标准化体系手册。以标准化体系手册为参考,对信息化平台进行业务模块拓展开发,形成涉及项目管理主要业务领域、功能完善的信息化平台,从而实现业务数据相互关联,基础数据自动调取,交叉业务相互制约以及实现全面风险管控。 第三阶段主要是加强基础业务数据加工和分析,建设决策驾驶舱和数据中心。以公司各级管理层为调研对象,形成企业业务管理分析手册,总结分析各业务管理模型,建设联机分析处理数据库,加强历史数据分析能力,为企业核心数据建设企业级数据中心,并逐步向非结构化数据为代表的大数据分析能力过渡。
      4、实施过程及应用系统内容
      4.1实施过程
      2009年,水电三局根据特级资质就位要求,上线了综合项目管理系统,并在2011年10月通过了住房和城乡建设部特级资质就位工作信息化实地核查。
      2012年7月,水电三局决定正式启动新平台的建设工作。经过在企业内部历时半年的调研、分析、建模、评估、软件开发和测试后,水电三局综合项目管理系统于2013年3月上线试运营,通过试点运行阶段后取得各种反馈意见,在对系统进行逐步优化后,于2014年1月对综合项目管理系统在全局进行正式推广应用。
      4.2系统内容
      4.2.1协同工作平台
      水电三局将综合项目管理平台定位为:“一个满足三层架构”的协同工作平台以及满足公司对项目管理信息化系统的要求,并覆盖“总部一分局一项目部”三个管理层级。同时为最大限度发挥信息化优势,将传统手工工作模式转为信息化工作模式;平台开发时将公司的作业流程标准、计算方法固化内置于系统中;所有数据自动调用,所有报表自动生成。
      4.2.2项目管理平台数据搭建
      综合项目管理平台围绕数据一体化,从而搭建统一的平台基础数据,具体如下:
      一是完成组织人员数据一体化,对所有的系统管理进行组织架构统一,通过工号及身份证号识别,系统中所有人员具有唯一性。
      二是统一数据编码,通过综合项目管理平台实现权责范围内的编码统一和自动生成。
      三是启动客商信息一体化,业主信息、分包商信息、供应商信息由综合项目管理平台统一管理。
      4.2.3分配各层级管理权限
      配合多层级、多部门协同作用,便于每个层级的统筹管理,综合项目管理平台每一层级分E管理员,对应各层级的管理权限,如图1所示。
      各级管理员分配权限时可根据管理级别随意组合权责范围角色,可设置一人多岗多责的权限,使之有效地对系统进行操作。
      4.2.4项目管理方法
      项目管理以项目为主体,围绕以合同为主线、进度为依据、成本为控制进行设计,为企业构建跨区域的项目管理平台。平台涵盖业务操作层、管理层、决策层三个不同层次的实际需求,满足单项目、多合同管理及企业集约化经营的要求。
      始终以合同清单贯彻项目的开发—实施—竣工过程;市场开发时结合施工企业定额库、物资消耗表进行标前预算,以决定企业是否投标;中标后在标前预算的基础上进行项目评估,并确定项目的总成本目标和物资总需求;项目实施中以合同清单为标准,控制项目的分包总量和结算;竣工后则通过合同清单的实际结算对比,从而分析项目的经营活动是否科学,项目管理是否优化。
      成本控制以合同清单进行项目评估后得出整个项目的人力投人、机械投人和材料消耗情况。人、机、材投人总量可根据期间进度计划分解到每一期的成本测算上,当项目有了实际成本消耗时归集到相应的成本科目上,通过计划与实际多次的对比分析总结提高人力最优化、设备使用最大化、材料消耗精确化。
      4.2.5项目管理流程标准化
      为保证项目管理的规范,水电三局分别印发了国内项目分包、设备、物资、资金审批等各类管理制度。梳理优化各类项目管理流程40大类、90余项,并明确了流程各节点相关人员的岗位与权限,项目管理流程均实现标准化。
      这些管理流程在平台中进行设定,各流程层级工作人员,只需根据需要选取相应流程,即可按公司要求完成相应业务工作,不但有效保证了公司管理制度有效落地,也极大地推动了水电三局现场管理的规范性、标准性。
      5、建设成效
      水电三局综合项目管理平台实施后,取得的主要成效如下。
      5.1建立了多层级、多部门协同作业的工作平台
      建立了涉及三层组织架以及各业务部门、各岗位人员,并同时能满足基层员工日常工作的协同工作平台,而且目前已稳定运行,在线人数稳定且持续。
      协同工作平台打破了传统业务直线型烟囱式管理,按自然工作流传递各项业务工作,极大地提高了业务办理速度,减少了因业务交叉和跨部门所产生的不良影响。
      5.2各项规章制度借助平台真正落地
      通过流程再造,制定各类业务工作流程,同时明确了流程各节点相关人员的岗位与权限,并在信息平台中进行流程模板设定,各层级员工只需按照自己的权限,根据需要选取相应流程,即可按公司要求完成各项业务工作。
      5.3实现项目标准化管理
      协同工作平台的主要成果是使用科学严谨的分析手段,对各项管理工作进行全面梳理和规范,通过标准化,促进管理工作有效进行。
      岗位标准化:对全局项目管理岗位及职责进行了明确,并针对不同业务岗位在平台中进行授权。
      流程标准化:梳理优化各类项目管理流程,通过全公司统一流程模板设定,保证业务工作标准的统一。
      表单标准化:通过平台应用,统一了各类表单,如分包结算单、材料支付申请单、验收人库单等,这些单据又可作为财务凭证。
      5.4完善的基础数据为领导决策提供有效支持
      经过多年坚持不断地培训推广,平台功能逐步完善,其贯穿项目管理全过程的业务逻辑和基础业务应用,不但有效规范了各项基础工作,同时收集了大量各类真实可靠的基础数据,平台可以自动汇总形成各类业务台账及报表;同时,平台可根据管理需要,从不同管理层级、不同维度、不同颗粒度,对基础业务数据进行数据分析,使用多种展示方式提供决策支持。
      5.5具有完全的自主知识产权
      中国水电三局综合项目管理平台(IIS)已取得发明专利一项、著作权三项,走出一条具有企业特色的应用创新之路。
      6、结语
      当今现代企业的战略定位中,信息化已经被提升到前所未有的高度,企业的战略需要为信息化的发展提供了良好的环境和机遇,信息化发展同样需要积极转变观念,不断创新,切实提高企业信息化管理水平。水电三局基于独家定制开发的综合项目管理平台,通过不断的应用与发展,结合较高的上线率在实际使用中已取得重大作用,为公司的决策与运行提供重要保障。通过几年来的使用,水电三局综合项目管理平台边使用边改进,通过项目的使用反馈对综合项目管理平台进行完善。
      下一步,水电三局综合项目管理平台将继续拓展在移动端开展应用,实现现场数据实施采集,在数据的及时性和有效性上继续探索。(本文于2017年发表于《水利水电施工》)
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